Version 1 vom 24.09.2026
Muster. Kunden bestätigen den Vertrag mit ihren Unternehmensdaten elektronisch in birdiebook (Verwaltung → Verträge) oder erhalten ihn als PDF zur Unterschrift.
Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Version 1
zwischen
der Kunde gemäß Nutzungsvertrag, (Anschrift gemäß Nutzungsvertrag)
– nachfolgend „Auftraggeber“ –
und
birdiebook, Inhaber Peter Wenzel, Parkstr. 47, Baesweiler, Deutschland
– nachfolgend „Auftragsverarbeiter“ –
(1) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Auftraggeber die Software birdiebook („Housekeeping on Demand“) als Online-Dienst bereit. Dabei verarbeitet er personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Grundlage ist der zwischen den Parteien geschlossene Nutzungsvertrag einschließlich der AGB (Hauptvertrag).
(2) Die Dauer dieses Vertrags entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags. Die Pflichten zur Löschung bzw. Rückgabe der Daten nach § 9 bestehen über das Vertragsende hinaus.
Entgegennahme, Anzeige, Bearbeitung und Auswertung von Housekeeping-Wünschen der Hotelgäste des Auftraggebers; Verwaltung der Zugänge der Mitarbeitenden des Auftraggebers; Versand der vom Auftraggeber eingerichteten E-Mails (z. B. tägliche Housekeeping-Liste, Gastbestätigung).
Erheben, Speichern, Anzeigen, Auswerten, Übermitteln (E-Mail an vom Auftraggeber bestimmte Empfänger), Anonymisieren und Löschen.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) werden nicht planmäßig verarbeitet. Der Auftraggeber weist seine Gäste darauf hin, im Freitext keine solchen Angaben zu machen.
(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach dokumentierten Weisungen des Auftraggebers, es sei denn, er ist durch Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten zu einer Verarbeitung verpflichtet. Die Einstellungen, die der Auftraggeber in der Software vornimmt, gelten als Weisungen.
(2) Weitere Weisungen erteilt der Auftraggeber in Textform. Ist der Auftragsverarbeiter der Ansicht, dass eine Weisung gegen Datenschutzvorschriften verstößt, weist er den Auftraggeber unverzüglich darauf hin.
(1) Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
(2) Der Auftragsverarbeiter trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 1 beschrieben sind. Er darf die Maßnahmen weiterentwickeln, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird.
(3) Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Auftraggeber mit geeigneten Maßnahmen bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen (Art. 12 bis 22 DSGVO) sowie bei der Einhaltung der Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO.
(4) Der Auftragsverarbeiter informiert den Auftraggeber unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, über Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, die Daten des Auftraggebers betreffen, und unterstützt ihn bei Meldung und Benachrichtigung.
(5) Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in der Bundesrepublik Deutschland. Eine Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers in Textform und der Einhaltung von Art. 44 ff. DSGVO.
(6) Ein Datenschutzbeauftragter ist beim Auftragsverarbeiter derzeit nicht zu benennen. Ansprechpartner für den Datenschutz ist Peter Wenzel, peter@wenzelpeter.de.
(1) Der Auftraggeber erteilt die Genehmigung zum Einsatz der in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter.
(2) Der Auftragsverarbeiter informiert den Auftraggeber über jede beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters mindestens vier Wochen im Voraus in Textform. Der Auftraggeber kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; in diesem Fall kann jede Partei den Hauptvertrag außerordentlich kündigen.
(3) Der Auftragsverarbeiter verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf ein Schutzniveau, das diesem Vertrag entspricht.
(1) Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, insbesondere für die Information seiner Gäste und Mitarbeitenden, verantwortlich.
(2) Der Auftraggeber informiert den Auftragsverarbeiter unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung feststellt.
(1) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Auftraggeber auf Anfrage alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags zur Verfügung.
(2) Der Auftraggeber ist berechtigt, nach rechtzeitiger Anmeldung (in der Regel 14 Tage) während der üblichen Geschäftszeiten Überprüfungen durchzuführen oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer durchführen zu lassen, soweit dies zum Nachweis erforderlich ist. Für Rechenzentren genügt die Vorlage aktueller Zertifikate oder Prüfberichte des Unterauftragsverarbeiters.
In der Software sind folgende Fristen voreingestellt; der Auftraggeber kann sie im Rahmen der Einstellungen anpassen:
Nach Ende des Hauptvertrags stellt der Auftragsverarbeiter dem Auftraggeber auf Wunsch innerhalb von 30 Tagen einen Export der Daten zur Verfügung (Bestellungen als CSV, übrige Daten als JSON) und löscht anschließend sämtliche personenbezogenen Daten des Auftraggebers einschließlich der Zugänge, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Daten in Datensicherungen werden mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Sicherungen gelöscht. Die Löschung wird auf Anfrage bestätigt.
(1) Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Haftungsregelungen des Hauptvertrags.
(2) Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und dem Hauptvertrag gehen die Regelungen dieses Vertrags zum Datenschutz vor.
(3) Dieser Vertrag kann in elektronischem Format geschlossen werden (Art. 28 Abs. 9 DSGVO).