Hilfe

Anmelden & Überblick

1. birdiebook.de/admin/login.html öffnen und mit E-Mail und Passwort anmelden.
2. Passwort vergessen? Auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“ klicken. Sie bekommen einen Link per E-Mail, der 1 Stunde gültig ist.
3. Nach der Anmeldung ist automatisch Ihr Hotel ausgewählt. Wer für mehrere Hotels zuständig ist, wechselt oben rechts.

Nach längerer Pause läuft die Anmeldung ab. Birdiebook wechselt dann automatisch zur Anmeldeseite. Nach dem erneuten Anmelden sind Sie wieder auf der Seite, auf der Sie waren.

Einrichtung & Testphase

Hotels können sich auf birdiebook.de/testen selbst registrieren: Hotel und Rechnungsadresse eintragen, E-Mail bestätigen, Passwort festlegen, Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten – fertig. Danach führt der Einrichtungs-Assistent (Benutzermenü → Einrichtung) durch sechs Schritte:

1. Zimmer anlegen – Bereiche wie „101-120, 201-220, EG1-EG5“ eingeben oder mit „Schnell erzeugen“ (Etagen von/bis, Zimmer je Etage); alternativ CSV-Import.
2. Services und Zeiten prüfen – Auswahl für Gäste, Bestellschluss am Vorabend.
3. Team einladen – Name, E-Mail, Rolle; jede Person erhält eine Einladung.
4. Service-Aufsteller erzeugen und drucken.
5. Tagesliste per E-Mail einschalten.
6. Team schulen – kurze Anleitungen je Rolle.

Testphase: kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Oben erscheint ein Hinweis mit den verbleibenden Tagen, 6 und 2 Tage vor Ende kommt eine E-Mail. Mit „Verbindlich buchen“ (nur Company Admin) läuft alles nahtlos weiter; die erste Rechnung kommt nach der Testphase. Ohne Buchung wird der Zugang danach pausiert – Dashboard und Gästeseite sind gesperrt, alle Daten bleiben erhalten, eine Buchung schaltet sofort wieder frei.

Online-Schulung

Unter Benutzermenü → Online-Schulung (direkt: /admin/schulung/) gibt es kurze Lerneinheiten je Rolle: Housekeeping (Tagesliste, Status setzen), Rezeption (Wünsche eintragen, Schnellauswahl) und Admin (Einrichten, QR-Codes, Auswertung). Jede Einheit dauert 5–10 Minuten und endet mit drei Kontrollfragen; bestanden ist sie, wenn alle richtig sind. Falsch beantwortete Fragen werden markiert und können sofort wiederholt werden.

Admins und Housekeeping-Manager sehen auf derselben Seite den Schulungsstand ihres Teams. Der Link zur Schulung steht automatisch in jeder Einladungs-E-Mail. Im Einrichtungs-Assistenten gilt der Schritt „Schulung“ als erledigt, sobald das Admin-Modul bestanden ist.

Zwei-Faktor-Anmeldung (2FA)

Zusätzlich zum Passwort fragt birdiebook bei der Anmeldung einen 6-stelligen Code aus einer Authenticator-App ab (z. B. Google Authenticator oder Microsoft Authenticator, kostenlos). Der Code wechselt alle 30 Sekunden. So bleibt Ihr Konto geschützt, auch wenn jemand Ihr Passwort kennt.

Einrichten: App installieren, in der App auf „+“ tippen und den QR-Code scannen, den angezeigten Code eingeben. Danach zeigt birdiebook 10 Notfallcodes – bitte ausdrucken oder speichern (nicht auf dem Handy mit der App).

Seite „Sicherheit“ (oben in der Navigation): 2FA einschalten, auf ein neues Handy umziehen, neue Notfallcodes erzeugen, bei freiwilliger 2FA auch ausschalten.

Handy verloren? Auf der Anmeldeseite „Notfallcode verwenden“ wählen – jeder Code funktioniert einmal. Danach unter „Sicherheit“ auf das neue Handy umziehen. Sind auch die Notfallcodes weg, setzt der Super Admin die 2FA unter Verwaltung → Mitarbeiter mit „2FA zurücksetzen“ zurück. Der Mitarbeiter bekommt dazu eine E-Mail.

Tagesliste

Das Dashboard zeigt alle Gästewünsche, sortiert nach Tag und Etage.

• Zeitraum: Welche Reinigungstage angezeigt werden. Standard ist heute. Im Kalender einen Tag oder (erster Klick = Beginn, zweiter = Ende) einen Zeitraum wählen, oder eine Schnellauswahl wie „Morgen“.
• Status: Nur bestimmte Bestellungen zeigen, z. B. nur „Eingegangen“.
• Jede Filteränderung lädt die Liste sofort neu. Aktualisieren holt neu eingegangene Bestellungen.
• Pro Bestellung sehen Sie Zimmer, Name (falls der Gast ihn angegeben hat), Service, Freitext und Bestellzeit.
• Die Kachel oben zählt die bestellten Zimmer im gewählten Zeitraum. Stornierte Wünsche werden nicht mitgezählt (sie stehen daneben als „Storniert“).
• Eintrag löschen (🗑): ab Housekeeping Manager aufwärts. Entfernt einen Eintrag endgültig, z. B. eine Fehleingabe – auch aus Reporting und Exporten. Hat der Gast nur abgesagt, besser den Status „Storniert“ wählen.

Status setzen

In der Spalte Status den passenden Eintrag wählen. Er wird sofort gespeichert, einen Speichern-Knopf gibt es nicht.

Drucken & Exportieren

Die Knöpfe CSV, Excel und PDF oben laden genau die Liste herunter, die gerade angezeigt wird, mit denselben Filtern.

• PDF: zum Ausdrucken als Tourenliste
• Excel/CSV: zum Weiterbearbeiten

Gästewünsche übersetzen

Im Dashboard oben unter „Wünsche übersetzen“ Ihre Sprache wählen (z. B. Română, Polski, Türkçe, العربية – 28 Sprachen). Jeder Freitext eines Gastes erscheint dann zusätzlich in Ihrer Sprache, darunter klein das Original. Das Kürzel (z. B. EN→RO) zeigt, aus welcher Sprache übersetzt wurde.

Die Einstellung gilt für Ihr Konto und bleibt gespeichert. „Aus (Original)“ zeigt wieder nur den Originaltext.

Rezeption: Schnelleingabe

Wünsche von Gästen am Telefon oder beim Check-in direkt eintragen, auch für mehrere Tage (Messe, Langzeitgäste). Fester Link je Hotel, z. B. birdiebook.de/rezeption/DUSJD. Am besten als Lesezeichen speichern. Oben in Dashboard und Verwaltung gibt es dafür auch den Link „Rezeption“. Den festen Link zum Kopieren finden Sie unter Verwaltung → Hotel → Einstellungen.

1. Zimmer eintippen und aus den Vorschlägen wählen (mit Pfeiltasten und Enter geht es ohne Maus).
2. Optional Nachname und Anlass (Anruf, Check-in, Messe / Gruppe, Langzeitgast, Persönlich).
3. Zeitraum im Kalender wählen: ersten Tag antippen, dann den letzten Tag (für nur einen Tag: einmal antippen und „Fertig“). Oder eine Schnellauswahl wie „7 Tage ab morgen“. Für jeden Tag erscheint eine Zeile.
4. Je Tag den Wunsch wählen, bei Bedarf Freitext. Oder die Schnellauswahl für alle Tage nutzen: täglich Reinigung, täglich Handtuch, im Wechsel oder keine Reinigung.
5. Speichern. Die Maske wird sofort geleert und ist bereit für den nächsten Gast. Über die Meldung können Sie noch die „Bestätigung für Gast drucken“ (Deutsch/Englisch, mit Hotel-Logo oben links) oder „Bestätigung per E-Mail senden“: E-Mail-Adresse des Gastes eingeben und auf Senden klicken. Die Adresse wird nicht gespeichert.

• Hat der Gast für einen Tag schon selbst per QR bestellt, steht das rot in der Zeile. Beim Speichern wird die Bestellung durch den Eintrag der Rezeption ersetzt.
• Einträge für heute oder nach der Cutoff-Zeit für morgen sind möglich, bitte dann das Housekeeping direkt informieren (gelber Hinweis).
• Keine Reinigung: Das Zimmer wird nicht gereinigt und zählt für die Spende.
• Nachträglich ändern: Rechts unter „Wünsche nach Tag“ den Tag wählen und beim Eintrag auf „bearbeiten“ klicken. Zimmer, Name, Anlass und alle Tage werden geladen („Bearbeiten“-Hinweis oben). Ändern und speichern. Tage, die Sie auf „– kein Eintrag –“ stellen, werden storniert (vorher kommt eine Rückfrage). „Abbrechen“ leert die Maske ohne Änderung.
• Wünsche nach Tag: Rechts oben steht ein Kalender (startet immer auf heute, mit ‹ › blättern, „Heute“ springt zurück). Die Liste aktualisiert sich jede Minute. Er zeigt alle Wünsche dieses Tages – vom Gast per QR-Code und von der Rezeption, auch stornierte (durchgestrichen). Für heute und künftige Tage können Sie jeden Wunsch bearbeiten oder stornieren.
• Im Dashboard sind diese Einträge grün mit „Rezeption · Name · Anlass“ markiert, Gast-Bestellungen mit „Gast (QR)“. Ändert oder storniert der Gast einen Wunsch später selbst, steht dort zusätzlich „vom Gast geändert/storniert“ und in der Spalte Uhrzeit die Zeit der Änderung.

Hotel-Einstellungen

• Vorschau: Oben sehen Sie die Gäste-Seite genau so, wie Gäste sie sehen.
• Cutoff-Zeit: Bis zu dieser Uhrzeit können Gäste für morgen bestellen. Danach geht es erst für übermorgen. Dazu gehören die Cutoff-Nachrichten auf Deutsch und Englisch, die Gäste nach dieser Zeit sehen.
• Wann erscheint die Cutoff-Nachricht? Nur zwischen der Cutoff-Zeit und Mitternacht, oben auf der Bestellseite der Gäste. In dieser Zeit gilt eine Bestellung für übermorgen. Vor der Cutoff-Zeit sieht der Gast nur die Zeile „Ihr Wunsch gilt für … · Bestellungen für morgen bis 21:00 Uhr“. Ab Mitternacht verschwindet die Nachricht wieder.
• Rezeption-Schnelleingabe: Ganz oben stehen der feste Link (Kurz- und Direktlink) zum Kopieren oder Öffnen, z. B. für ein Lesezeichen am Rezeptions-PC.
• Rezeptions-Kontakt: z. B. Telefonnummer, wird Gästen bei Problemen angezeigt und steht auf der gedruckten Gast-Bestätigung.
• Zimmer+Name-Verifizierung: Nur für den öffentlichen QR-Code. Ausgeschaltet lassen, solange keine Aufenthaltsdaten importiert werden.
• Logo: PNG, JPG oder SVG hochladen. Es erscheint auf der Gäste-Seite und den Service-Aufstellern.
• Design der Gäste-Seite: Farben und Schrift des Spendenhinweises. Nach dem Speichern auf „Vorschau neu laden“ klicken.

Services

Services sind die Wünsche, die Gäste auswählen können. Standard: Komplette Zimmerreinigung, Handtuchwechsel, Sonstiger Wunsch (mit Freitext).

• Global (für alle Hotels): Bezeichnung, Reihenfolge, Aktiv usw. kann nur der Super Admin ändern. Für alle anderen sind die Felder gesperrt.
• Hotel (nur dieses Hotel): direkt in der Tabelle ändern und Speichern klicken.
• Aktiv abwählen blendet den Service auf der Gäste-Seite aus.
• Neuer Service: Code (Kleinbuchstaben, ohne Leerzeichen), Bezeichnung Deutsch/Englisch, dann festlegen, ob er als Reinigung zählt und ob Freitext erlaubt ist.

Texte

Hier ändern Sie die Texte der Gäste-Seite und der gedruckten Service-Aufsteller, jeweils auf Deutsch und Englisch.

• Grauer Text im Feld = Standardtext. Nur ausfüllen, wenn Sie etwas anderes möchten.
• Pro Sprache auf Speichern klicken.
• Feld leeren und speichern = wieder Standardtext.
• {date} im Text wird automatisch durch das Datum ersetzt. Bitte stehen lassen.

Spende

• Oben sehen Sie, welche Spendeneinstellung für dieses Hotel gerade gilt.
• Neues Spendenprojekt: Name, Organisation und Kurzbeschreibung eingeben.
• Betrag für dieses Hotel: Betrag pro nicht gereinigtem Zimmer (z. B. 2,00 €) und Projekt wählen, dann speichern.

Gäste sehen auf der Bestellseite einen Hinweis, dass ihr Verzicht auf die Reinigung dem Projekt zugutekommt.

Reinigungsmodell & Gutscheine

Reinigungsmodell (Einstellungen, ganz oben): Housekeeping on Demand – Gäste bestellen die Reinigung – oder Tägliche Reinigung – Gäste bestellen ab. Im zweiten Fall sehen Gäste „Morgen keine Reinigung“ und Ihre Teilleistungen (z. B. Handtuchwechsel) statt einer Bestellung. Dieselben QR-Codes funktionieren in beiden Modellen.

• Gutschein: Text (z. B. „Ein Getränk an der Bar“), Hinweise, Gültigkeit in Tagen und optional ein festes Enddatum festlegen. Mit Häkchen auch für Teilleistungen. Der Gegenwert ist nur für die Auswertung.
• Der Gast erhält den Gutschein nach dem Abbestellen sofort auf der Bestätigungsseite – mit QR-Code, Code (z. B. K7MP-3QXA) und, wenn eingerichtet, „Zu Apple Wallet / Google Wallet hinzufügen“.
• Nimmt der Gast die Abbestellung zurück oder ändert sie in einen Wunsch ohne Gutschein, verfällt der Gutschein. Ist er schon eingelöst, kann der Gast die Abbestellung nicht mehr zurücknehmen.
• Scanner-App: Auf dem Bar-Tablet /scan/ öffnen, Hotel-Code und Scanner-PIN eingeben (PIN unter „Gutscheine“ erzeugen – sie wird nur einmal angezeigt). Gutschein scannen → „Jetzt einlösen“. Code eintippen geht auch. Mitarbeiter mit eigenem Zugang (auch Rezeption) scannen ohne PIN.
• Auswertung: ausgegeben, eingelöst, offen, abgelaufen, Einlösequote und Gegenwert je Monat, Liste mit „Entwerten“ und CSV-Export. Die Zahlen erscheinen auch im Reporting; Abbestellungen zählen im Nachhaltigkeitsbericht und für die Spende.

Zimmer

Einzelnes Zimmer anlegen

Zimmernummer und Etage eingeben und auf Hinzufügen klicken. Danach unter QR-Codes einen Service-Aufsteller erzeugen.

Viele Zimmer auf einmal (CSV)

Eine Excel-Liste als CSV UTF-8 speichern, mit Semikolon als Trennzeichen und dieser Kopfzeile:

room_number;floor_label;housekeeping_area;room_category;active

Am einfachsten: im Bereich Zimmerliste auf „Muster-CSV herunterladen“ klicken, in Excel ausfüllen und als CSV UTF-8 speichern.

Ein erneuter Import aktualisiert vorhandene Zimmer, es entstehen keine doppelten Zimmer.

Zimmer verwalten

In der Liste Zimmer umbenennen, deaktivieren (z. B. bei Renovierung, dann sind keine Bestellungen möglich) oder löschen.

QR-Codes

Neues Zimmer bekommt einen Service-Aufsteller

1. „Nur für Zimmer ohne aktiven Code“ klicken. Bestehende Service-Aufsteller bleiben gültig.
2. Unter „Einzelnen Service-Aufsteller herunterladen“ das Zimmer und das Format wählen und das PDF drucken.

Service-Aufsteller beschädigt oder verloren

Unter „Einzelnen Service-Aufsteller herunterladen“ das Zimmer wählen und neu drucken. Der Code bleibt derselbe.

Alle Service-Aufsteller drucken

Format wählen (Standard: DIN lang hoch) und „PDF mit allen Service-Aufstellern herunterladen“. Sie erhalten eine Seite pro Zimmer.

Öffentlicher QR-Code

Ein Code für das ganze Hotel, z. B. für Rezeption, Aufzug oder Frühstücksraum. Gäste geben dort ihre Zimmernummer ein. Laden Sie ihn als fertigen Aushang (PDF, z. B. DIN A4) im Layout aus dem Aufsteller-Design herunter oder nur als QR-Bild (PNG).

Aufsteller-Design

• Format wählen: DIN lang hoch (★ Standard für Service-Aufsteller), DIN lang quer, DIN A5 hoch/quer, DIN A4 hoch/quer. Beim Öffnen ist immer DIN lang hoch ausgewählt.
• QR-Code auf diesem Format: Zimmer-QR = ein Service-Aufsteller je Zimmer mit Zimmernummer. Öffentlicher QR = ein Aushang fürs ganze Hotel (z. B. A4 für Rezeption oder Aufzug), ohne Zimmernummer.
• Elemente in der Vorschau mit der Maus an die gewünschte Stelle ziehen. Schriftgröße, Schriftart und Größe stellen Sie unter „Elemente“ ein.
• Optional ein Hintergrundbild hochladen (PNG/JPG). Jedes Format hat seinen eigenen Hintergrund.
• Textfelder 1–3: frei platzierbar (ziehen) und in der Größe veränderbar (orangefarbener Anfasser unten rechts). Den Text schreiben Sie unter „Elemente“ in das Eingabefeld. Text markieren und mit F (fett), K (kursiv), U (unterstrichen), „Größe…“ und „Schrift…“ formatieren, auch einzelne Buchstaben. Platzhalter wie {rezeption}, {betrag} oder {projekt} werden im PDF automatisch ersetzt.
• Sie können zwischen den Formaten wechseln, ohne dass Änderungen verloren gehen. Ungespeicherte Änderungen sind rot markiert.
• „Als aktives Design speichern“ speichert alle Formate. Ab dann gilt das Design für alle PDF-Downloads. „Probe-PDF“ zeigt eine Beispielseite.
• Vorlagen: „Als Vorlage speichern“ sichert alle Formate mit ihren Hintergründen unter einem Namen. „Laden“ öffnet die Vorlage im Editor, „Als aktiv setzen“ verwendet sie sofort.

Reporting

1. Zeitraum wählen.
2. Wenn Sie für mehrere Hotels zuständig sind: unter „Hotels im Reporting“ die gewünschten Hotels anhaken oder abwählen („Alle auswählen“ / „Keine“).
3. Aktualisieren klicken.

• Übersicht: Summen über alle gewählten Hotels: Bestellungen, Bestellquote, Spende
• Je Hotel: Vergleich der Hotels (erscheint, sobald mehrere gewählt sind)
• Bestellungen nach Monat, Wochentagsanalyse und Spende nach Monat

PDF herunterladen bzw. Excel herunterladen exportiert das komplette Reporting mit genau dieser Auswahl.

Nachhaltigkeitsbericht

Zeigt, was Housekeeping on Demand Ihrem Hotel bringt – und was Ihre Gäste damit bewirken: vermiedene Reinigungen, Wasser (in Badewannen), CO₂ (in Autokilometern und Bäumen), gewonnene Arbeitsstunden, Personalkosten und die Spende – je Monat, für ein Hotel oder alle Ihre Hotels. Mit „PDF herunterladen“ erhalten Sie den Bericht für Direktion, Eigentümer, Team-Aushang oder Social Media.

Annahmen anpassen: Minuten je Bleibe-Reinigung und je Handtuchwechsel, Personalkosten je Stunde, Wasser und CO₂ je Reinigung. Die Standardwerte sind Richtwerte – bitte einmal mit Hausdame und Controlling abstimmen.

Automatischer Versand: Am 2. jedes Monats geht der Bericht des Vormonats als E-Mail mit PDF an die Property Admins des Hotels und an die zusätzlichen Empfänger. Abbestellen über das Häkchen.

Belegung

Einmal im Monat, am besten zu Monatsbeginn für den Vormonat, zwei Zahlen aus dem Hotelsystem eintragen:

• Belegte Zimmer: alle belegten Zimmernächte im Monat
• Stayover-Zimmer: davon die Nächte, in denen der Gast bleibt (keine Abreise)

Diese Zahlen braucht das Reporting für die Bestellquote und die Spendenberechnung. Ohne Eintrag wird für den Monat keine Spende berechnet.

Tagesliste per E-Mail

1. Täglichen Versand aktivieren anhaken und die Uhrzeit wählen, z. B. 06:00 Uhr.
2. Optional einen Anhang wählen: CSV, Excel oder PDF mit der vollständigen Tagesliste.
3. Unter Empfänger die E-Mail-Adressen des Teams eintragen.
4. Speichern klicken. Mit „Jetzt senden“ können Sie sofort testen.

Die Liste geht beim ersten automatischen Lauf ab der eingestellten Uhrzeit raus, meist innerhalb von 15 Minuten. Unter dem Knopf zeigt eine Statuszeile, wann der automatische Versand zuletzt lief:

• Grün: alles in Ordnung
• Rot: Der automatische Versand läuft nicht. Bitte die technische Betreuung informieren.

Mitarbeiter

Neue Person anlegen

1. Name, E-Mail und Rolle eingeben.
2. Anlegen & Einladung senden klicken. Die Person wird dem oben gewählten Hotel zugeordnet und erhält eine E-Mail mit Anmeldelink (7 Tage gültig).
3. Über den Link legt die Person ihr Passwort selbst fest (zweimal eingeben). Bis dahin steht in der Liste „✉ Einladung offen“.

Passwortregeln

• Mindestens 12 Zeichen – am einfachsten mehrere Wörter kombinieren, z. B. „Kaffee Tasse Morgen 7“. Sonderzeichen sind erlaubt, aber keine Pflicht.
• Keine einfachen Folgen oder Wiederholungen (123456, qwertz, aaaa), nicht der eigene Name oder die E-Mail-Adresse.
• Passwörter, die in bekannten Datenlecks aufgetaucht sind, werden abgelehnt.
• Es gibt keinen regelmäßigen Zwangswechsel (entspricht den aktuellen Empfehlungen von BSI und NIST).

Passwort vergessen / neues Passwort

Niemand vergibt Passwörter für andere. Mitarbeiter nutzen auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen“. Alternativ in der Team-Liste „Passwort-Link senden“ klicken – der Mitarbeiter erhält einen Link (24 Stunden gültig) und legt selbst ein neues Passwort fest. Bei offenen Einladungen heißt der Button „Einladung erneut senden“. Kann eine E-Mail nicht zugestellt werden, zeigt birdiebook den Link zum persönlichen Weitergeben an.

Rolle ändern

In der Team-Liste in der Spalte Rolle die neue Rolle wählen und bestätigen. Die eigene Rolle, die des Super Admins und die Rollen höhergestellter Personen lassen sich nicht ändern.

Weitere Aktionen

• Deaktivieren: Die Person kann sich nicht mehr anmelden. Das lässt sich wieder aktivieren, z. B. bei Saisonkräften.
• Passwort setzen: neues Passwort vergeben, wenn jemand seins vergessen hat
• Löschen: entfernt den Zugang endgültig, z. B. wenn jemand das Hotel verlässt

Sprache der App (Deutsch/Englisch)

Die Mitarbeiter-App (Anmeldung, Dashboard, Rezeption, Verwaltung, Hilfe) gibt es auf Deutsch und Englisch. Die Gästeseiten richten sich weiterhin nach der Sprache des Gastes.

• Je Hotel: Verwaltung → Mitarbeiter → Karte „Sprache der App“. Gilt für alle Mitarbeiter ohne eigene Einstellung und für die Tagesliste (E-Mail und PDF) sowie Einladungs- und Passwort-E-Mails.
• Je Mitarbeiter: in der Team-Liste die Spalte „Sprache“ (Standard des Hotels / Deutsch / English).
• Selbst umschalten: oben in der Navigation auf den Knopf mit der Weltkugel (English bzw. Deutsch) klicken – wird im eigenen Profil gespeichert und gilt auf allen Geräten.

Abrechnung und Newsletter (nur birdiebook intern) bleiben deutsch. Vertragsdokumente (AGB, AVV) sind immer die deutsche, rechtsverbindliche Fassung.

Rollen & Rechte

Nur für den Super Admin sichtbar. Per Häkchen festlegen, welche Menüpunkte der Verwaltung jede Rolle sieht. Nicht angehakte Punkte verschwinden für diese Rolle aus dem Menü.

Hotelgesellschaft

Namen der Hotelgesellschaft, der Marken und Regionen ändern oder neue Marken/Regionen anlegen. Unten erscheinen gelöschte Hotels, die Sie hier wiederherstellen können.

Nur Super Admin – neue Kunden: Oben die Hotelgesellschaft auswählen, die bearbeitet werden soll. Unter „Neue Hotelgesellschaft anlegen“ Name, erste Marke und erste Region eingeben (später erweiterbar). Danach führt der Button „Jetzt das erste Hotel anlegen“ direkt zum Reiter Neues Hotel, in dem die Gesellschaft ebenfalls auswählbar ist. Nach dem Anlegen ist das neue Hotel oben ausgewählt; nächste Schritte: Zimmer importieren, Mitarbeiter einladen, QR-Codes erstellen.

Nur Super Admin – Daten exportieren / löschen: Ganz unten eine Hotelgesellschaft auswählen. „Export herunterladen“ liefert eine ZIP-Datei mit allen Daten (Bestellungen als Excel-CSV, alle Tabellen als JSON, Logos). Passwörter und Zugangs-Tokens sind nicht enthalten. „Endgültig löschen“ entfernt nach Eingabe des Gesellschaftsnamens und Ihres Passworts alle Hotels, Zimmer, Bestellungen, Benutzer und Logos dieser Gesellschaft. Die Löschung wird ohne personenbezogene Daten im Protokoll vermerkt.

Neues Hotel

Name, Hotel-Code, Marke und Region angeben und auf Hotel anlegen klicken. Das neue Hotel erscheint danach oben in der Hotel-Auswahl.

Verträge (AGB, AVV)

Company Admin: Unter Verwaltung → Verträge stehen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) – zum Lesen und als PDF mit Ihren Unternehmensdaten. Mit Name, Funktion und Häkchen bestätigen Sie beide Dokumente verbindlich elektronisch. Gibt es eine neue Fassung, erscheint oben ein Hinweis.

Super Admin: Abrechnung → Dokumente: Texte bearbeiten (mit Vorschau), als Entwurf speichern, als PDF prüfen und als neue Version veröffentlichen. Platzhalter wie {kunde} werden automatisch mit Ihren Daten (Rechnungsdesign) und den Kundendaten (Vertrag) gefüllt. Unter Kunden & Verträge sehen Sie je Gesellschaft den Status, laden das ausgefüllte PDF herunter, senden AGB und AVV per E-Mail oder erfassen eine auf Papier erhaltene Unterschrift. Öffentlich sind die aktuellen Fassungen unter /legal/agb.php und /legal/avv.php abrufbar.

Rechnungen

Company Admin: Im Reiter Rechnungen sehen Sie alle Rechnungen Ihrer Hotelgesellschaft als PDF, offene Beträge mit Bankverbindung, Ihren Tarif und die Rechnungsadresse. Rechnungsadresse und Rechnungs-E-Mail können Sie selbst ändern – die Änderung gilt für künftige Rechnungen.

Online-Zahlung

Company Admin / Buchhaltung: Unter Benutzermenü → Zahlung & Rechnungen hinterlegen Sie, wie Ihre Rechnungen bezahlt werden: SEPA-Lastschrift (IBAN eingeben, Mandat bestätigen), Kreditkarte oder PayPal (Weiterleitung zum Zahlungsanbieter Mollie; zur Bestätigung werden 0,01 € belastet und sofort erstattet). Birdiebook speichert keine vollständige IBAN und keine Kartennummer – nur eine maskierte Anzeige.

Neue Rechnungen werden dann automatisch einige Tage nach Versand eingezogen (die Rechnung dient als Vorankündigung). Offene Rechnungen lassen sich dort auch einzeln mit „Jetzt online bezahlen“ begleichen. Schlägt ein Einzug fehl oder wird eine Lastschrift zurückgegeben, kommt eine E-Mail und die Rechnung ist wieder offen. Wer die Testphase bucht, hinterlegt die Zahlungsart direkt dabei.

Monats- oder Jahrestarif: Beim Buchen wählen Sie den Monatstarif (monatlich im Voraus, mit einem Monat Frist zum Monatsende kündbar) oder den Jahrestarif (jährlich im Voraus mit Rabatt, 12 Monate Laufzeit, verlängert sich um 12 Monate). Auf derselben Seite unter „Ihr Tarif“ wechseln Sie später selbst: in den Jahrestarif jederzeit ab der nächsten Rechnung, zurück in den Monatstarif bis einen Monat vor Ende des Jahres. Sechs Wochen vor der Verlängerung kommt eine Erinnerung per E-Mail. Verträge aus einem individuellen Angebot ändert birdiebook auf Anfrage.

Demo-Hotel & Demo-Zugang

Nur Super Admin: Im Reiter Hotelgesellschaft legt „Demo-Hotel anlegen“ die Gesellschaft „Demo Hotels GmbH“ mit dem Hotel am Stadtpark (Hotel-Code DEMO) an: 32 Zimmer auf 4 Etagen, QR-Codes, Spendenprojekt, Belegung sowie Wünsche für heute, morgen und die letzten drei Wochen.

Demo-Zugänge anlegen: Oben das Demo-Hotel auswählen, im Reiter Mitarbeiter die Rolle Demo-Zugang wählen und die E-Mail-Adresse des Interessenten eintragen. Er bekommt eine Einladung und legt sein Passwort selbst fest. Den Zugang später einfach deaktivieren oder löschen.

Was ein Demo-Zugang darf: Dashboard (Status ändern, Zeiträume, Exporte als CSV/Excel/PDF), Rezeption-Schnelleingabe (Wünsche eintragen, bearbeiten, stornieren, Bestätigung drucken), Aufsteller-Design, Texte, Service-Aufsteller als PDF, Zimmer anlegen/umbenennen, Services, Belegung, Reporting und Spende.

Was gesperrt ist: Löschen jeder Art, E-Mail-Versand (Gastbestätigung, Tagesliste, Einladungen), Benutzerverwaltung, Hotel-Stammdaten (Name, Hotel-Code), neue QR-Codes, Zimmer-/Aufenthalts-Import, Logo-Upload, andere Hotels. Die Sperre gilt im Server, nicht nur in der Oberfläche.

Zurücksetzen: Das Demo-Hotel wird einmal täglich automatisch auf den Ausgangszustand zurückgesetzt (beim ersten Demo-Zugriff des Tages oder über den Webcron) – danach passen die Wünsche wieder zu „heute“. Mit „Jetzt zurücksetzen“ geht es sofort, z. B. direkt vor einer Präsentation. Demo-Zugänge, QR-Codes und Gäste-Links bleiben dabei erhalten.

Abrechnung (Super Admin)

Oben im Menü Abrechnung. Einmalig unter Rechnungsdesign Absender, Steuernummer, Bankverbindung, Logo, Texte und Besteuerung (Kleinunternehmer § 19 UStG oder Regelbesteuerung) eintragen – rechts erscheint eine Vorschau. Unter Tarife Preis pro Zimmer und Monat, Mindestbetrag je Hotel, Einrichtungsgebühr und Jahresrabatt festlegen.

Kunden & Verträge: Pro Hotelgesellschaft Rechnungsempfänger, Tarif, Abrechnung (monatlich/jährlich im Voraus), Vertragsbeginn und kostenlose Testphase eintragen. Die Zimmer werden automatisch aus den aktiven Zimmern je Hotel gezählt.

Abrechnungslauf: Einmal täglich (Webcron bzw. beim Öffnen der Abrechnung) entstehen fällige Rechnungen – als Entwurf zur Prüfung oder, wenn eingestellt, automatisch festgeschrieben und per E-Mail mit PDF versendet. Festgeschriebene Rechnungen erhalten eine fortlaufende Nummer und sind unveränderbar; Korrekturen nur per Stornieren (Stornorechnung mit neuer Nummer).

Zahlungen: Umsätze aus dem Online-Banking als CSV oder CAMT.053 exportieren und hochladen. Zahlungen werden über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck automatisch zugeordnet, der Rest per Auswahl. Einzelzahlungen lassen sich auch direkt an der Rechnung erfassen.

Mahnwesen: Fristen für Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung sowie Sperrfrist einstellen. Pro Tag wird höchstens eine Stufe verschickt. Gesperrte Kunden können jederzeit entsperrt werden (mit neuer Sperrfrist).

Export: Rechnungsausgangsbuch und offene Posten als CSV für Buchhaltung und Steuerberater.

Angebote

Abrechnung → Angebote → „+ Neues Angebot“. Empfänger eintragen – oder eine bestehende Hotelgesellschaft bzw. eine Anfrage von der Website auswählen, dann ist alles vorausgefüllt. Hotels mit Zimmerzahl, Tarif, Abrechnung (monatlich/jährlich), Rabatte, Zusatzpositionen (monatlich oder einmalig), Testphase, Vertragsbeginn und Gültigkeit festlegen. Rechts sehen Sie sofort Monatspreis, Einmalkosten, erstes Jahr und die Wirtschaftlichkeit für das Hotel.

Versand: „Per E-Mail senden“ schickt das PDF und einen Knopf zum Online-Angebot. Alternativ „Link kopieren“ (z. B. für WhatsApp oder ein Gespräch). In der Liste sehen Sie, ob der Kunde das Angebot schon geöffnet hat.

Annahme: Das Hotel nimmt online an – mit Name, Funktion und Bestätigung von AGB und AVV. Dann werden automatisch die Hotelgesellschaft (falls neu) und der Vertrag mit genau diesen Konditionen angelegt, der Kunde bekommt eine Auftragsbestätigung mit allen Unterlagen und Sie eine Benachrichtigung. Kommt das Angebot unterschrieben per Post oder E-Mail zurück: „Als angenommen erfassen“.

Danach: unter Verwaltung Hotels anlegen, Zimmer importieren und den Company Admin einladen. Bis Hotels angelegt sind, rechnet der Vertrag mit den Zimmern aus dem Angebot.

Hotelkette (Rahmenvertrag): Oben im Angebot „Hotelkette“ wählen. Vertragspartner ist die Zentrale bzw. der Vorstand – sie nimmt das Angebot für alle Hotels an. Je Hotel können Sie unter „Rechnung an“ eine eigene Rechnungsadresse eintragen (optional). Nach der Annahme erhält jedes Hotel monatlich seine eigene Rechnung mit allen Rabatten des Rahmenvertrags; Einrichtung und Zusatzpositionen gehen an die Zentrale. Fehlende Rechnungsadressen gehen an die Zentrale, bis sie ergänzt sind – durch Sie (Abrechnung → Kunden & Verträge → Hotels im Rahmenvertrag) oder durch die Kette selbst (Verwaltung → Rechnungen). Bei Zahlungsverzug wird nur gemahnt, ab der 1. Mahnung mit Kopie an die Zentrale; gesperrt wird nicht.

Rollen für die Rechnungsverwaltung

Vergabe unter Verwaltung → Benutzer. Keine dieser Rollen sieht Hotels, Zimmer, Bestellungen oder Gastdaten.

Öffentliche Preisseite (Super Admin)

Die Seite birdiebook.de/preise ist ausgeschaltet, bis Sie sie freigeben: Abrechnung → Tarife → Karte „Öffentliche Preisseite“. Dort wählen Sie den angezeigten Tarif, die Testphase in Tagen und ab wie vielen Zimmern „individuelles Angebot“ erscheint. Preise kommen immer aus dem Tarif – eine Preisänderung ist sofort auf der Seite sichtbar. Hotelketten-Rabatte stehen bewusst nicht auf der Preisseite; sie werden nur im Angebot vereinbart.

Umsatzsteuer: Unter Abrechnung → Einstellungen legt das Häkchen „Umsatzsteuer berechnen“ fest, ob Rechnungen mit Umsatzsteuer (Regelbesteuerung) oder ohne (Kleinunternehmer nach § 19 UStG) erstellt werden. Die Preisseite (deutsch und englisch) passt sich automatisch an: mit Häkchen „zzgl. USt“ und Hinweis auf die Umsatzsteuer, ohne Häkchen der Kleinunternehmer-Hinweis.

Check-in-Video: Unter Abrechnung → Rechnungsdesign, Karte „Website“, blendet das Häkchen „Animiertes Check-in-Video auf der Website zeigen“ das Video auf der deutschen und englischen Startseite ein oder aus (samt Knopf „Check-in ansehen“ und Video-Link auf den Preisseiten).

Englische Website: birdiebook.de/en/ und birdiebook.de/en/pricing nutzen dieselben Tarife und Einstellungen. Anfragen und Newsletter-Anmeldungen von dort sind in der Abrechnung bzw. im Newsletter als englisch markiert.

Solange die Seite aus ist, sehen Besucher „Preise auf Anfrage“ und die Seite wird nicht von Suchmaschinen erfasst; der Menüpunkt „Preise“ auf der Startseite fehlt. Als angemeldeter Super Admin sehen Sie eine Vorschau mit Hinweisbalken.

Sicherung & Webcron (Super Admin)

Abrechnung → System & Sicherung. Oben steht die vollständige Webcron-Adresse zum Kopieren – bei einem Webcron-Dienst (z. B. cron-job.org) alle 15 Minuten aufrufen lassen. Darüber laufen Housekeeping-Listen, Aufräumen, Abrechnung, Mahnungen, Demo-Hotel und die automatische Sicherung. Daneben sehen Sie, wann der letzte Aufruf war.

Sicherung per Knopfdruck: Umfang wählen (nur Datenbank, Datenbank + Uploads oder komplett mit allen Programmdateien), optional ein Passwort vergeben (AES-256-verschlüsselte ZIP-Datei) und „Sicherung erstellen & herunterladen“. Die automatische Sicherung läuft täglich ab 2 Uhr und wird nach der eingestellten Anzahl Tage gelöscht.

Wiederherstellen: ZIP entpacken, datenbank.sql in phpMyAdmin importieren, bei Bedarf den Ordner dateien per FTP hochladen.

Systemstatus (Super Admin)

Im Benutzermenü oben rechts → Systemstatus. Eine Ampel zeigt auf einen Blick: Webcron, Tageslisten von heute, E-Mail-Versand, Datensicherung, Abrechnungslauf, Datenbank-Migrationen, KI-Schlüssel, 2FA der Admins und Fehlversuche bei der Anmeldung. Dazu angebundene Zimmer (mit Ziel), Hotels ohne Gästewünsche seit 7 Tagen und Hotels ohne Belegungsdaten.

Überwachung von außen: Die Adresse birdiebook.de/api/health.php bei einem Überwachungsdienst (z. B. UptimeRobot) eintragen und auf das Wort „ok“ prüfen lassen – dann kommt eine Nachricht, wenn der Server oder der Webcron ausfällt.

Newsletter (Super Admin, Marketing)

Oben im Menü Newsletter. Unter Newsletter → + Neuer Newsletter Thema, Zielgruppe, Tonalität und Umfang wählen und „Newsletter mit KI erstellen“ klicken – die KI schreibt Betreffzeilen, Vorschautext und alle Abschnitte. Jeder Abschnitt lässt sich von Hand ändern oder mit „✦ KI …“ kürzen, ausführlicher, lockerer oder fachlicher formulieren. Rechts sehen Sie die Vorschau so, wie sie im Postfach ankommt.

Prüfen: Die KI erfindet keine Zahlen und markiert Aussagen, die geprüft werden müssen, mit „[Bitte prüfen: …]“. Solange solche Markierungen im Text stehen, lässt sich der Newsletter nicht versenden.

Versand: „Test senden“ an die eigene Adresse, dann „Planen“ (Datum/Uhrzeit) oder „Jetzt senden“. Empfänger sind alle angemeldeten Kontakte – oder nur Kontakte mit bestimmten Schlagworten. Mit einer zweiten Betreffzeile entsteht ein A/B-Test. Der Versand läuft in Paketen über den Webcron; unter Statistik sehen Sie Öffnungen, Klicks, Abmeldungen und die meistgeklickten Links.

Kontakte: Anmeldungen über die Startseite kommen per Double-Opt-in. Import per CSV, Übernahme von Kund:innen und Testzugang-Anfragen – jeweils mit Rechtsgrundlage (Double-Opt-in, nachweisbare Einwilligung oder Bestandskunde nach § 7 Abs. 3 UWG). Abgemeldete oder unzustellbare Adressen werden nie wieder angeschrieben.

Themen je App: Im Newsletter unter „Empfänger“ ein Thema wählen (z. B. Voucher on Demand) – dann erhalten ihn Kontakte dieser App und Abonnent:innen ohne Themenwahl; Bestandskunden nur Ausgaben zu ihrer App. Absenderzeile, Fußzeile und das KI-Hintergrundwissen passen sich an (Einstellungen → „Thema …“). Kontakte können einzelne Themen abbestellen; Voucher-Kunden kommen beim Testen/Buchen automatisch als Kontakt mit Thema Voucher dazu.

Themenplaner: Lassen Sie sich von der KI Themenideen vorschlagen, planen Sie sie auf Monate und erstellen Sie daraus mit einem Klick den Newsletter.

So sieht es der Gast

1. Der Gast scannt den QR-Code im Zimmer. Beim öffentlichen QR-Code gibt er zusätzlich die Zimmernummer ein.
2. Er wählt einen Service für den nächsten Tag, bei „Sonstiger Wunsch“ mit Freitext.
3. Er bekommt eine Bestätigung auf Deutsch und Englisch mit Datum und Bestellnummer.
4. Über „Bestellung ändern oder stornieren“ kann er bis zur Cutoff-Zeit am Vorabend ändern.

Pro Zimmer und Tag ist nur eine Bestellung möglich. Die Seite lässt sich auf dem Handy über „Zum Home-Bildschirm“ speichern.

Ein Konto für alle birdiebook-Apps

Mit Ihrem birdiebook-Konto melden Sie sich bei allen birdiebook-Apps an – ein Passwort, eine Zwei-Faktor-Anmeldung. Zur anderen App wechseln Sie im Benutzermenü oben rechts („Voucher on Demand · App wechseln“). Company Admins sehen dort auch „Kostenlos testen“, wenn die Gesellschaft Voucher noch nicht nutzt – die Hotels werden übernommen.

Mitarbeiter, die nur Voucher nutzen (z. B. an der Bar), werden in Voucher unter Team → Mitarbeiter eingeladen. In der Mitarbeiterliste hier erscheinen sie als „Nur andere birdiebook-Apps“. Sollen sie zusätzlich Housekeeping nutzen, legen Sie sie hier mit derselben E-Mail-Adresse an – das Konto bekommt dann Housekeeping dazu, Passwort und 2FA bleiben gleich. Übersicht aller Apps: birdiebook.de/admin/apps/.

Eine Rechnung, eine Zahlungsart, ein Support: Unter Zahlung & Rechnungen stehen alle Apps; Support-Anfragen tragen das Kennzeichen der App.

Support-Anfragen

Unter Benutzermenü → Support stellen Sie eine Anfrage an birdiebook: Thema, Dringlichkeit, betroffenes Hotel, Beschreibung und – sehr hilfreich – ein Screenshot oder PDF (max. 5 MB). Antworten kommen per E-Mail und stehen in der Anfrage; dort antworten Sie auch. In der Regel antworten wir innerhalb eines Werktags.

Ist eine Anfrage gelöst, können Sie sie bewerten. Passt etwas noch nicht, antworten Sie einfach – dann ist sie wieder offen. Ohne Rückmeldung wird eine beantwortete Anfrage nach 14 Tagen als gelöst markiert (mit Erinnerung nach 7 Tagen). Der Company Admin sieht alle Anfragen seiner Gesellschaft, alle anderen ihre eigenen.

Ohne Anmeldung (z. B. wenn die Anmeldung nicht klappt): birdiebook.de/support – den Link zur Anfrage gibt es per E-Mail.

Häufige Fragen

Ein Gast sagt, sein QR-Code funktioniert nicht.

Wurden die Codes neu generiert, ist der alte Service-Aufsteller ungültig. Unter QR-Codes den Service-Aufsteller des Zimmers neu drucken.

Ein Gast sieht „Dieser Link ist unvollständig“.

Er hat ein altes Symbol auf dem Home-Bildschirm. Das Symbol löschen, den QR-Code neu scannen und bei Bedarf neu speichern.

Ein Gast kann für morgen nicht mehr bestellen.

Die Cutoff-Zeit ist vorbei. Er kann für übermorgen bestellen. Dringende Wünsche nimmt die Rezeption auf.

Die Tages-E-Mail kommt nicht.

Spam-Ordner prüfen und unter „Tagesliste per E-Mail“ auf „Jetzt senden“ testen. Kommt dann nichts, bitte die technische Betreuung informieren.

Im Reporting steht keine Spende.

Für den Monat fehlen die Belegungszahlen (Betrieb → Belegung) oder unter Spende ist kein Betrag gesetzt.

Ich sehe einen Menüpunkt nicht.

Ihre Rolle hat dafür keine Berechtigung. Bitte an Ihre Hotel-Admin wenden.

Ich lande plötzlich auf der Anmeldeseite.

Ihre Anmeldung ist abgelaufen. Einfach neu anmelden, danach geht es an derselben Stelle weiter.